供应商实地考查审核实施指南

分类:采购2019年03月12日 13:22:40
  实地审核是供应商审核环节中的重要一环,也是最真实、高效、高成本的一环。实地审核对采购人员的各方面能力要求也比较高,本文跟据多年的采购经历,总结出实地考查审核的一般过程及具体的操作流程指南,以供参考。
制定审核计划
  有具体前往现场审核之前,要预先做好审核计划,包括审核内容、人员安排等等。具体的审核内容主要围绕以下两点:管理水平、硬件能力,这里的硬件指的是设备、技术水平等方向的具体指标。具体到点需注意时间、部门、注意点等等。
确认考查的行程
  除我方的人员日程安排外,确认好的审核行程需要先通知供应商,以方便供应商做好相关的人员调配,做好审核现场的人员接待安排。注意,我们是实地考察,不是突击检查,我们发现问题的手段是专业的检查项,还不是出人意料的突袭。企业与企业间的交流都应当平等、公开。
审核的首次会议要求
  审核工作需要有头有尾,所以,首次会议意义重大,同时它本身也是审核工作的一项重要指票,包括高管是否重视,企业执行力与应急能力如何等。总次会议的出席人员包括双方对等的高管,甲方审核小组,已方被审核部门的重要代表等等。
  审核会议虽然在供方召开,但主持会议的主体应当是审核方,而不是供方。所以,会议开始后,审核方需要就本次审核的流程、事项、人员做介绍,其实才是供方介绍。
现场审核的原则
  有效的审核,是对即成事实的审核,而不是对未发生事件的估么。所以,我们审核的目标一定要是即已生产的产品,或即已发生的管理事件,具体来说,包括以下几点:
1、审核目标为已发生的活动或已出库的产品;
2、管理或产品的记录完好;
3、管理或产品的过程符合规范要求;
4、记寻、过程及产品本身不存在问题或缺失;
产品文档审核的技巧
  一般最好通过“反向抽样”的审核方法,举个例子:选择一个已经生产完整的产品,记录该产品的数据及批次信息。跟据产品批次信息,要求供应商相关部门给出详细的生活环节所有文档,最后确认文档是否完整,是否有缺失。
  这些文档包括:产品检验报告、入库报告、生产报告、包装报告、配料记录、原料出入库单、领料单等等。
现场审核的重点
  对于现场审核,主要有五个重点,即:人、机、料、法、环,五个点。牢记这五个点,基本上问题就逃不过法眼。
1、人:人员操作的规范及工作态度、激情等。
2、机:设备状态,包括更新换代、维修等。
3、料:原料管理是否到位。
4、法:管理方针是否能轻松落实到人。
5、环:周围环境是否符合生产的需要。
审核信息的来源
  我们审核不是为了走程序,而是为了确认信息,发现问题。所以,审核时,可以特别关注一些“角落”环节,包括清洁工、食堂吃饭的员工、接送的司机等等。具体讨论时,可以关心一下如下问题:
1、企业生意的好坏,调薪的频率与幅度;
2、招聘员工的难易程度;
3、管理层变动是否频繁;
4、是否有严格的投述及传奇事件;
5、是否有换工作打算;
6、对直接领导的看法;
  审核结束后,要及时把发现的问题与被审核供应商做最后的确定,原因的分析与核对,最终发出审核报告。

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