签合同的详细流程及礼仪

分类:合同2019年03月16日 18:41:50
  不是所有的合同签署都需要大费周章的,这一般取决于合同的周期、数额、对双方业务的影响等等。但无论多么“小”的签署方式,许多流程是通用的,只是场面大小不一样而已。
为什么大的合作要有签字仪式
  一些大的战略合作,在签署时往往有比较正式的排场或仪式,许多新的企业家很难明白其中的道理。其实它不仅仅只是一个礼仪程序,更加表明双方已形成共识、将来加更加正式且重视合作的细节。除此之外,也是向外界包括社会公从、同行宣布这一合作态度。对于企业自己来讲,这也将是企业的一个里程碑,留下好的影像,不仅仅是一种纪念,更加是一种能创造利益的历史材料。
提前确定合同细节
  合同文本细节早在谈判结束时就已经双方派专人定稿、翻译、校对、确认完毕了。没人是会在仪约仪式上再仔细斟酌合同的,所以,在签约前双方一定要就合同内容定稿,确认。
确定双方的参会人员
  跟据参会人员的不同,需要安排不同档次的签约场地。其实这也是从一个侧面能反映出对方对此次签约的重视程度。如果客方收到签约邀请后,也应当主动地把参与人员通知给主方,以方便主方安排。
签约仪式地点安排
  比好好的地点可以是客人所住的酒店或主方的会客厅都是可以的。当然一些时尚的行业,也会安排在风景很好的露天会场。
签约坐次安排
  首先签约仪式一般只准备一张签约用的长桌,一般长约5-6米,宽略小于1米。这样的"宽度"是很大气的。按照以右为尊的原则,双方签字人并列而从,以自己为参照,主方坐左边,客方坐右为,如下图所示:
  其它签字相关人员主要有两类,一类助签人,立于签字人各侧,以随时提供帮助。其它业务相关人员,可分别于于签字人后方,照相时整齐排列。
  当然,这是一种比较正式的签约方式,还有一种会议室,相对简单的签字方式,双方对面而坐,一般以进门为标准,客右主左。从严格意义上讲,这是一种通用坐法,与签字无关。
签约场景安排
  有条件可以设红地毯,桌布一般铺深绿色台布,不过现在许多时候为了喜庆、红火,也会用红色台布,以上这些是没有严格要求的,可以适当随意。不过,如果用了红绿台布必须要覆盖桌子四面,不应露出桌脚,也最好用一整块布(其实一般没有这么长的桌子,桌子其实是拼的)。
  主方应该准备好各方保留的合同、合约文件,置于桌上。合约文件装订成八字开文本,需要有整洁、正式的封面。跟据客方的喜好,是否用高档于封面。除此之外,各方的签字笔、吸墨器、墨水都应当预备。
  上图中两个桌子之间的“缝”其实是不太正式的,是不是觉得很难看,所以不要留缝。
签字流程
  这里有个重点,就是“轮换制”,即各方要首先都在自己的保留份上签上自己的名字,再与其它各方(一般就是对方)交换文件、签字笔等,这里有两个意思:一、轮换制能使各方都有机会居首位一次(签字顺序),以示机会均等,各方平等之意。而交换签字笔则表示以志纪念。
签字完成起立握手
  其实不止签字完成,有的商业人员习惯在交换合同时就起立握手,相互祝贺,但这种场景比较少,只是人家站起来的时候,你一定要明白对方的意思,不要尴尬了。
  双方签字完成,一般签字双方及参与人员都会干上一杯香槟以示庆祝,这是国际上通用的做法。

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